Завод со 100+ сотрудниками. Проблема: заявки в сервис терялись в мессенджерах, закупки тонули в длинных цепочках писем, руководство не видело полной картины.

Что сделали: внедрили две системы на базе Битрикс24 — обработку сервисных заявок и управление закупками. Сотрудники теперь отправляют обращения с телефона из цеха за 30 секунд. Закупки проходят три этапа согласования в едином окне.

Результат: заявки не теряются, согласования ускорились в 2–3 раза, руководство видит дашборды в реальном времени.

Внедрение провела команда Хо-бит24 — официальный золотой партнер Битрикс24. Ниже — как мы это сделали.

О клиенте и проекте

Завод «ПетЭксперт» (Липецкая область) — современное производство сухих кормов для кошек и собак. Работает как контрактный производитель: помогает брендам создавать собственные линейки кормов.

• Завод открыт в 2023 году;
• Оснащен: современное оборудование, своя лаборатория качества, несколько упаковочных линий;
• Штат — более 100 сотрудников;
• Как начали сотрудничество: познакомились на отраслевой выставке. После нескольких месяцев общения и встреч приступили к разработке ТЗ.

Что было до внедрения: главная боль

С ростом завода выросло количество внутренних обращений и закупок. Системы не было — процессы тонули в почте и Telegram.

Чего не хватало:

• Все обращения фиксируются в одном месте;
• Согласования проходят по четким правилам;
• Руководство видит полную картину в реальном времени.

Что автоматизировали: две ключевые системы

1. Сервисные заявки (для любых обращений сотрудников)

Как это работает сейчас:

Сотрудник заполняет карточку заявки:

• категория;
• место проблемы;
• приоритет;
• описание + фото (если нужно).

Система автоматически:

• назначает ответственного;
• добавляет наблюдателей (кто должен быть в курсе);
• создает встроенный чат внутри заявки.

Что происходит дальше:

• В чат приходят уведомления: смена статуса, назначение исполнителя;
• Исполнитель делает работу, закрывает заявку;
• Заявитель принимает результат или отправляет на доработку.

Результат для руководства: дашборд по обращениям за любой период: сколько заявок, кто делал, в какие сроки. Среднее время обработки сократилось за счет автоматической маршрутизации.

2. Управление закупками (три этапа в одной системе)

Закупки перестали быть «черной дырой». Теперь они проходят три четких этапа:

Важно: на каждом этапе работает общий чат — все участники обсуждают детали оперативно, без длинных писем.

Было и стало: как изменились процессы

Ключевые эффекты (цифрами и фактами)

• Прозрачность 100% — руководство видит все обращения и закупки в реальном времени: этап, ответственный, сроки;
• Скорость согласования выросла — заявки проходят проверку автоматически, без лишней почты и звонков;
• Сотрудникам удобно — все обращения в системе, по каждой задаче есть чат;
• Закупки под контролем — единый процесс от заявки до договора снизил риски ошибок и ускорил контракты;
• Коммуникация в одном окне — все участники получают уведомления, никто ничего не теряет.

Особенность проекта (важная)

Команда клиента сама захотела работать по-новому. Обычно при внедрении сотрудники сопротивляются: «мы привыкли к Telegram, не будем переходить». В «ПетЭксперт» с первых дней дали четкую установку: «Теперь работаем так!»

Благодаря этому все начали использовать новые инструменты сразу после запуска. В процессе внесли правки и доработки под реальные сценарии — система стала еще удобнее.

Частые вопросы (FAQ)