В этом кейсе мы рассказываем, как завод МАК с помощью Битрикс24 объединил все подразделения — от продаж и конструирования до склада и бухгалтерии — в единую систему. Мы автоматизировали закупки, привязали платежи к проектам и сделали прозрачными статусы каждого заказа. В итоге мы сократили ручной ввод данных, перестали терять информацию при передаче между отделами и дали руководству возможность видеть полную картину работы предприятия в реальном времени.
Вступление
Знакомая ситуация? Заказ принят, но менеджер ждёт расчёты от конструктора, конструктор — спецификаций от снабжения, а снабжение не знает, что уже есть на складе. Заказы зависают, сроки срываются, а руководство не видит общей картины.
Именно с этим столкнулся завод МАК — производитель алюминиевых конструкций и систем остекления полного цикла. Мы решили, что так дальше работать нельзя, и внедрили Битрикс24, чтобы связать все подразделения в единую цепочку. Рассказываем, что из этого вышло и какие этапы мы уже прошли.
5 проблем до внедрения
До Битрикс24 информация передавалась между отделами вручную — через таблицы, переписки и личные сообщения. Это создавало множество трудностей:
- Не было единой карточки заказа — каждый отдел вёл свою учётную запись;
- Данные терялись при передаче: конструкторы передавали чертежи несистемно, снабжение не всегда видело актуальные остатки;
- Статусы и сроки контролировались вручную, поэтому руководству было сложно понять, на каком этапе находится каждый объект;
- Результаты работы конструкторов не всегда оперативно попадали в производство;
- Сотрудники вручную переносили сотни позиций (до 100–200 наименований) для закупок — это занимало часы и увеличивало риск ошибок.
В итоге руководители не видели объективную картину работы завода, а сотрудники тратили время на поиск данных вместо выполнения задач.
Как мы настроили Битрикс24: главные этапы интеграции
Проект ещё продолжается, но основные процессы уже работают. Вот что мы объединили в одной системе:
- Работа с клиентами и сделками;
- Управление производственными проектами;
- Закупка материалов;
- Реестр платежей;
- Складской учёт;
- Командная работа и коммуникация.
Все эти блоки связаны между собой. Теперь информация о заказе сохраняется на всём пути — от первого обращения клиента до производства, оплаты и отгрузки готовых конструкций.
Что это дало на практике?
1. Единый учёт клиентов и сделок
Всё начинается с карточки сделки. Менеджер фиксирует там контакты клиента, договорённости, документы, параметры заказа и историю общения. Эта карточка становится отправной точкой для всех остальных процессов — сотрудникам больше не нужно запрашивать данные у коллег или искать их в переписках.
2. Проекты для каждого строительного объекта
Для каждого объекта создаётся отдельный проект в Битрикс24, привязанный к сделке. В нём собрана вся информация:
- Заказчик и ответственные;
- Сроки и этапы;
- Расчёты и чертежи;
- Необходимые материалы;
- Закупки и платежи;
- Состояние производства и монтажа.
Такой проект связывает в едином пространстве Битрикс24 продажи, конструкторов, снабжение, склад, производство и бухгалтерию.
3. Автоматизация закупок
Раньше инженеры вручную переносили 100–200 позиций материалов в таблицы — это было медленно и чревато ошибками. Теперь инженер заполняет документ по шаблону прямо в системе, а Битрикс24 автоматически формирует перечень материалов для закупки. Снабженец создаёт закупку из карточки проекта, и все позиции подгружаются автоматически.
Все участники видят, что уже заказано, оплачено, поступило на склад, а что ещё ожидается.
4. Реестр платежей: Закупки теперь привязаны к реестру платежей. После оформления закупки система создаёт заявку на оплату с указанием суммы, желаемой даты и связанного проекта. Бухгалтерия и руководство видят не просто сумму, а назначение — какие материалы и для какого объекта оплачиваются. Это помогает контролировать расходы по каждому заказу.
5. Складской учёт
Все поступившие материалы фиксируются в системе и закрепляются за конкретным проектом. Сотрудники видят, что уже на складе, что передано в производство, что ожидается. Когда цех получает материалы, перемещение тоже отражается в Битрикс24 — склад и производство работают с одними и теми же данными.
6. Командная работа и коммуникация
Для каждого проекта автоматически создаётся рабочий чат, в котором общаются все задействованные сотрудники — от менеджера и конструктора до кладовщика, бухгалтера и руководителя. Система сама уведомляет о важных событиях: изменился срок, готовы чертежи, оформлена закупка, поступили материалы, оплачен счёт, заказ передан в производство. Обсуждения привязаны к проекту, поэтому информация не теряется в личных переписках.
Как отделы работают в единой системе Битрикс24 (на примере цепочки)
Когда заказ переходит на этап расчёта, система ставит задачу руководителю конструкторского отдела. Он назначает инженера, тот готовит чертежи и загружает их в карточку проекта. После завершения менеджер получает уведомление. Далее информация автоматически передаётся в снабжение, на склад и в производство. Каждый отдел видит свои задачи и фиксирует результат в той же системе. Таким образом, проект проходит все этапы последовательно, а данные не теряются при передаче между подразделениями.
Что изменилось для завода: итоги первого этапа
Битрикс24 стал единым информационным пространством. Сделки, проекты, закупки, платежи, складские операции, задачи и чаты — всё связано между собой.
Что мы уже получили:
- Организована чёткая передача информации между отделами — больше не нужно искать данные в разных источниках;
- Сохранена полная история работы по каждому заказу — от первого контакта до отгрузки;
- Статусы и сроки проектов стали прозрачными для всех участников и руководства;
- Значительно сократился объём ручного ввода — особенно в закупках и передаче спецификаций;
- Теперь легко контролировать закупки, платежи и движение материалов в привязке к конкретным объектам;
- Руководство в реальном времени видит общую картину: количество новых заказчиков, статус общения с ними, все строящиеся объекты с их стоимостью и географией, а также путь каждого изделия — от инженерного расчёта до отгрузки клиенту.
Проект продолжается: мы дорабатываем отдельные модули и обучаем сотрудников. Но основа уже создана — подразделения завода работают в общем цифровом пространстве, где продажи, проектирование, снабжение, склад, производство и финансы связаны в одну систему.
Часто задаваемые вопросы (FAQ)
Свяжите продажи, склад и производство в единую систему
Хо-Бит24 — официальный партнер Битрикс24. Помогаем производственным предприятиям оцифровать закупки, проекты и убрать хаос в коммуникации между отделами.
Заказать аудит производства и демонстрацию