Аренда оборудования выведена в отдельный смарт-процесс. В системе ведётся реестр единиц техники со статусами: доступно, предложено, в резерве, в аренде, на обслуживании. Это позволяет видеть, что можно предложить клиенту, а что уже занято.

Спорные сценарии: если один менеджер предлагает клиенту несколько машин, а другой хочет зарезервировать ту же технику, статусы работают по-разному. «Предложено» не блокирует оборудование для других, а «резерв» жёстко фиксирует его за конкретной сделкой. Оборудование переходит в статус «в аренде» только после оплаты и загрузки акта выдачи.

Сервисное обслуживание тоже вынесли в отдельный процесс. Заявку можно создать из карточки компании или напрямую из карточки оборудования. В заявке фиксируются тип обслуживания, описание, дата и время выезда, ссылка на навигатор. Система автоматически создаёт событие в календаре сотрудника.

На финальном этапе мы заложили основу для учёта экономической эффективности каждой машины: система позволяет фиксировать сервисные расходы, стоимость работ и запчастей, собирать историю операций. О том, как настроить аналитику в Битрикс24, мы писали в отдельной статье.

Для менеджеров, назначающих и проводящих дегустации, мы настроили отдельный сценарий работы со встречами. Встреча создаётся как самостоятельный смарт-процесс: можно указать тип, участников, дату, время и привязку к точке клиента.

Одновременно мы решили вопрос с календарями: добавили отдельный календарь встреч и календарь дегустаций. Теперь сотрудники видят, кто занят и какие переговорные свободны. Для выездных сотрудников мы собрали всю нужную информацию в одной карточке.

Отдельный реестр документов — ещё одно ключевое изменение. Договоры, УПД, акты мы вынесли из полей сделок в отдельный реестр с привязкой к компании и сделке. Это снизило риск потери, подмены и случайного удаления файлов. Сотрудники и руководство теперь быстро отслеживают историю изменений и контролируют доступ. Кроме того, мы заложили логику, при которой часть процессов не может двигаться дальше без документа (например, аренда начинается только после оплаты и акта выдачи).

Более подробно о настройке документооборота в Битрикс24 вы можете узнать в нашем руководстве.

В сделке фиксируются дата и диапазон доставки. Водитель получает адрес, ссылку на Яндекс. Навигатор и задачу по поставке в мобильном приложении. После доставки он загружает УПД или другой подтверждающий документ прямо с телефона — файл автоматически попадает в реестр документов сделки.

Заявки с сайта, база для обзвона и контакты, которые менеджеры вносили вручную, теперь обрабатываются по единой логике. Сначала менеджер фиксирует обращение и связывается с клиентом. Если интерес подтверждается, обращение переводится в сделку и идёт по общей воронке продаж. Это отделило новые продажи от сервисных, складских и арендных процессов.

Главное нововведение для B2B-сегмента — карточка «Точка клиента». Поскольку у одного клиента может быть несколько заведений (и по каждому адресу — свои поставки, сервис, аренда и документы), для каждой точки мы создали отдельную карточку в системе. Это устранило путаницу в оплатах, отгрузках и обслуживании. Для сервиса и логистики появился точный адрес. Для удобства поиска в Битрикс24 мы настроили понятное именование таких точек.