Карточка сделки должна собирать данные в тот момент, когда они становятся известны. Если сделать все поля обязательными при создании, менеджеры начнут ставить фиктивные значения. Если ничего не требовать, отчёты и автоматизация останутся без данных.
Коротко: Сгруппируйте поля по этапам продажи, используйте стандартные поля там, где они подходят, и добавляйте пользовательские только для управленческой задачи. Обязательность включайте с конкретной стадии и отдельно в каждой воронке. После настройки пройдите тестовую сделку от начала до финала.
Что должна решать карточка
- дать менеджеру контекст общения;
- зафиксировать потребность и параметры расчёта;
- подготовить данные для документов и роботов;
- дать руководителю фильтры и отчёты;
- сохранить следующий шаг и результат;
- не заставлять вводить данные, которые нигде не используются.
Каждое поле должно иметь владельца, момент заполнения и потребителя: сотрудника, отчёт, документ или автоматизацию.
Стандартные или пользовательские поля
Сначала изучите стандартные поля: клиент, сумма, источник, тип сделки, вероятность, дата завершения, товары. Они участвуют в системных функциях и отчётах. Не создавайте второе поле «Сумма заказа», если можно использовать стандартную сумму сделки.
Пользовательское поле нужно для специфического параметра: адрес объекта, тип оборудования, дата тендера, способ доставки. Его тип выбирают по данным, а не по удобству создания.
Типы полей
| Тип | Когда использовать | Ошибка |
|---|---|---|
| Список | Ограниченный набор для отчёта | Свободный текст с вариантами написания |
| Дата | Срок события | Дата строкой, которую нельзя фильтровать |
| Число/деньги | Объём, бюджет, затраты | Число с единицами в тексте |
| Привязка | Сотрудник или элемент CRM | Имя в комментарии без связи |
| Множественное | Несколько допустимых значений | Включать без необходимости |
Как организовать разделы карточки
Разделите информацию на логические блоки: клиент, потребность, квалификация, предложение, договор, доставка, причины закрытия. На первом экране оставьте данные, которые менеджер использует каждый день. Редкие технические поля можно поместить ниже.
Единый вид карточки снижает время поиска. Администратор может настроить форму для пользователей, но изменения следует проверить под реальной ролью.
Обязательность по стадиям
В лидах, сделках, счетах, предложениях и смарт-процессах поле можно сделать обязательным для всех или выбранных стадий. Например, источник требуется до начала работы, а номер договора — перед успешным закрытием.
- Откройте карточку нужной воронки.
- Наведите на поле и откройте настройки.
- Выберите обязательность на стадии.
- Отметьте этапы, начиная с которых значение необходимо.
- Сохраните и проверьте переход.
Настройка по стадиям зависит от тарифа и выполняется отдельно для каждой воронки.
Матрица данных по этапам
Как не перегрузить менеджера
- не спрашивать один факт в нескольких полях;
- использовать значения по умолчанию только когда они правдивы;
- не делать обязательным неизвестное на текущем этапе;
- убирать устаревшие поля после проверки связей;
- автоматически заполнять технические значения;
- объяснить, для какого решения нужен каждый параметр.
Влияние на роботов и документы
Поля участвуют в условиях роботов, шаблонах документов, рассылках, интеграциях и BI-отчётах. Переименование обычно безопаснее удаления, но код и тип поля остаются критичными. Перед изменением проверьте все сценарии использования.
Проверка карточки
- Создайте сделку с минимальными данными.
- Пройдите каждую стадию.
- Проверьте момент появления обязательности.
- Сформируйте документ.
- Запустите роботов на положительном и отрицательном примере.
- Постройте фильтр или отчёт.
- Откройте карточку с мобильного устройства.
- Проверьте права разных ролей.
Типовые ошибки
- дублировать стандартные поля;
- делать всё обязательным с первой стадии;
- использовать текст вместо списка или даты;
- создавать поле без отчёта или действия;
- показывать технические поля менеджеру;
- удалять поле, которое использует робот;
- копировать карточку другой компании;
- не проверять отдельные воронки.
Частые вопросы
Да, для элементов со стадиями можно выбрать этапы. Доступность зависит от тарифа, а настройка выполняется по воронкам.
Администратор и сотрудники с правом изменять настройки CRM.
Проверьте настройку именно в этой воронке: обязательность по стадиям задаётся отдельно.
Сначала проверьте данные, роботов, документы, интеграции и отчёты. Безопаснее временно скрыть его.
Для ограниченного набора используйте список, для дат — дату, для суммы — деньги или число. Свободный текст сложнее анализировать.
Нужно проверить архитектуру CRM?
На бесплатной встрече разберём процесс продаж и определим, какие настройки нужны именно вашей компании.
Записаться на разбор