Сделка предназначена для продажи, а смарт-процесс — для собственной сущности и сценария. Если в CRM начинают вести оборудование, выезды, закупки или документы как сделки, отчёты по продажам и права быстро становятся непонятными. Выбор нужно делать по объекту учёта и результату процесса.
Коротко: Используйте сделку, когда есть клиент, коммерческая возможность, сумма и успешное закрытие продажи. Создавайте смарт-процесс, когда нужно вести отдельные объекты или операции: заявки сервиса, оборудование, закупки, договоры, согласования. Свяжите процесс со сделкой или клиентом, если нужен общий контекст.
Главное различие
Сделка отвечает на вопрос: что и на каких условиях компания продаёт клиенту. Её стадии отражают путь к коммерческому результату. Смарт-процесс создаёт новый тип карточки: объект, заявка, документ, выезд, рекламация или другая сущность.
Оба инструмента поддерживают поля, стадии, канбан, права и автоматизацию, но участвуют в разных управленческих отчётах и имеют разный смысл.
Когда использовать сделку
- есть потенциальная или подтверждённая продажа;
- важны сумма, товары и валюта;
- нужно считать конверсию и выручку;
- клиент проходит коммерческие этапы;
- успешный финал означает покупку или заказ;
- процесс участвует в плане продаж.
Даже длинная B2B-продажа остаётся сделкой, если её итог — коммерческий договор.
Когда нужен смарт-процесс
- учитывается самостоятельный объект: оборудование, помещение, договор;
- процесс повторяется после продажи: сервис, выезд, заявка;
- нужны собственные права и карточка;
- успех не равен продаже;
- может быть несколько элементов на одну сделку;
- внутренний процесс не должен искажать CRM-аналитику.
Сравнение инструментов
| Критерий | Сделка | Смарт-процесс |
|---|---|---|
| Основной объект | Продажа | Произвольная сущность |
| Коммерческий отчёт | Да | Не заменяет сделки |
| Товары и сумма | Ключевые | По настройке и сценарию |
| Связь с клиентом | Стандартная | Настраиваемая |
| Несколько элементов на продажу | Обычно нет | Да |
Примеры архитектуры
Как связать процессы
Смарт-процесс можно связать со сделками, контактами, компаниями, задачами и другими объектами. Тогда из сделки видны сервисные заявки или документы, а в отдельном процессе сохраняются собственные стадии и права.
Связь должна быть явной: сотруднику важно быстро понять, к какому клиенту и продаже относится элемент. Автоматическое создание на нужной стадии уменьшает ручные ошибки.
Как спроектировать карточку
- Назовите сущность в единственном числе: «Заявка», «Выезд», «Договор».
- Определите уникальный идентификатор.
- Соберите поля, которые описывают объект.
- Настройте связи с клиентом и сделкой.
- Создайте стадии по фактическому процессу.
- Разделите права ролей.
- Добавьте минимальную автоматизацию.
- Проверьте отчётность и поиск.
Права и тариф
Смарт-процессы доступны не на всех тарифах. Для каждого процесса можно настраивать доступ, но нужно также учитывать права на связанные сделки, контакты и компании.
Когда не нужен отдельный процесс
Если нужно сохранить два дополнительных параметра сделки или одну задачу менеджеру, смарт-процесс может быть избыточен. Сначала проверьте, достаточно ли поля, товара, дела или задачи.
Каждая новая сущность требует владельца, инструкции, прав, поддержки и отчёта. Архитектура должна оставаться понятной пользователю.
Типовые ошибки
- вести сервисные заявки в воронке продаж;
- создавать смарт-процесс для одного поля;
- не связывать элемент с клиентом;
- копировать все поля сделки;
- смешивать объект и операцию в одной карточке;
- не настроить права и поиск;
- автоматически создавать элементы без проверки дублей;
- называть стадии действиями без результата.
Частые вопросы
Технически можно, но это часто искажает продажи. Отдельные сервисные заявки удобнее вынести в смарт-процесс и связать с клиентом.
Нет. Он дополняет стандартные элементы и подходит для собственной сущности или внутреннего процесса.
Да. Связи настраиваются при создании процесса и помогают видеть элементы в контексте продажи.
Можно включить стадии, канбан и автоматизацию; доступность инструментов зависит от тарифа и настроек.
Если нужно разовое поручение с исполнителем и сроком, отдельная сущность обычно не нужна.
Нужно проверить архитектуру CRM?
На бесплатной встрече разберём процесс продаж и определим, какие настройки нужны именно вашей компании.
Записаться на разбор