Когда менеджер копирует реквизиты в Word, затем меняет товары и сумму в счёте, документы легко расходятся. В CRM можно использовать данные карточек и шаблоны, но сначала нужно определить, где хранится каждое значение и кто его подтверждает.

Разделите три результата

Определите, нужен ли вам только документ или ещё отдельный объект для контроля платежей. Робот генерации документа не следует считать универсальной командой для создания всех связанных сущностей.

Шаг 1. Определите источники данных

Для договора нужны правильные стороны, предмет, сумма и условия. Для счёта — товары или услуги, количество, цена и платёжные реквизиты. Согласуйте, какое поле является главным источником каждого значения.

Реквизиты клиента храните в соответствующей карточке контакта или компании, сведения своей организации — в её реквизитах. Если у компании несколько наборов реквизитов или банковских счетов, заранее выберите нужные для документа. Реквизиты в CRM.

Рекомендация для проекта: составьте карту «текст документа → источник → кто проверяет». Так администратор не будет угадывать, откуда брать подписанта, адрес объекта или срок выполнения.

Шаг 2. Подготовьте шаблоны

Возьмите согласованный компанией документ и замените переменные данные символьными кодами генератора. Коды получайте из списка полей Битрикс24: самостоятельное название в фигурных скобках не создаёт привязку к полю.

Собственный шаблон загружается в формате DOCX. В официальной инструкции указан предел размера 2 МБ. Проверьте доступность шаблона для нужного типа элемента и сотрудников. Загрузка собственного шаблона.

Список шаблонов открывается из карточки через Документ → Добавить новый шаблон. Найдите коды нужных полей, внесите их в DOCX и загрузите файл. В настройках укажите понятное название, доступ и привязку к нужному разделу CRM. После загрузки создайте пробный документ из заполненной карточки.

Не смешивайте подготовку текста договора и техническую настройку. CRM подставляет данные; формулировки условий должны быть согласованы компанией до автоматизации.

Шаг 3. Проверьте ручную генерацию

Откройте тестовую сделку, заполните исходные данные и выберите документ по подготовленному шаблону. Проверьте не только первую страницу, но и таблицу товаров, переносы, подписи и реквизиты.

Для товарной таблицы используются специальные коды. Не копируйте одну строку с названием товара на все позиции вручную. Проверьте заказ с несколькими строками, длинным наименованием и разным количеством. Товары в документах CRM.

Шаг 4. Автоматизируйте создание

В сделках откройте «Роботы» и добавьте «Создать документ» на стадии подготовки документов. Укажите шаблон и компанию, от которой оформляется файл. Если следующий шаг использует PDF, включите ожидание его конвертации.

Для договора и счёта настройте отдельные действия с нужными шаблонами. Отправку разместите после успешного формирования файла, а не одновременно с ним. Роботы оформления документов.

До автоматической отправки полезно предусмотреть проверку менеджером. Например, робот готовит файлы, сотрудник проверяет сумму и условия, затем переводит сделку на стадию отправки. Это модель регламента, которую нужно реализовать под вашу воронку.

Когда нужна отдельная карточка счёта

Если компания отслеживает выставленные счета и их стадии, создавайте счёт как элемент CRM на основании сделки. Дальнейшую генерацию и отправку можно настроить в его собственной автоматизации. Создание и отправка счёта.

Оплату подтверждайте по вашему механизму: вручную после сверки, через платёжный сервис или интеграцию. Не переводите заказ в «Оплачен» только по факту появления PDF или открытия письма.

Модель: продажа услуги с согласованием договора

Менеджер согласовал состав работ и сумму. При переходе к подготовке документов CRM формирует файлы. Сотрудник проверяет реквизиты, сторону договора и приложения. После утверждения отправляет пакет клиенту и планирует следующий контакт.

Если условия изменились, выпускается новая согласованная версия. В карточке должно быть понятно, какой файл отправлен клиенту. Повторный вход на стадию не должен незаметно создавать и рассылать новые версии: этот сценарий проверяют отдельно.

Почему документ получается неправильным

• В сделке выбрана другая компания клиента.
• Шаблон использует код не того источника.
• Товары заполнены, а сумма вручную указана по другой логике.
• PDF ещё формируется, когда запускается отправка.
• Повторный переход создал лишнюю версию.
• В отправку попал старый файл из другого действия.

Для диагностики возьмите одну карточку и проследите весь путь: исходное поле, код в шаблоне, получившийся документ, файл в отправленном письме.

Чек-лист запуска

• Согласованы тексты шаблонов и источники переменных.
• Проверены реквизиты обеих сторон.
• Испытаны короткие и длинные товарные таблицы.
• Настроено ожидание PDF.
• Перед отправкой предусмотрена проверка.
• Определён порядок повторного формирования.
• Статус оплаты не зависит от открытия документа.

Частые вопросы

Генерация договора означает, что он подписан?

Нет. Формирование файла и подписание — отдельные действия. Для подписания выбирают самостоятельный процесс.

Можно ли использовать готовый договор Word?

Да, как основу шаблона DOCX после подготовки кодов полей и проверки верстки.

Сколько стоит такая настройка?

Оценка зависит от числа шаблонов, сложности таблиц, согласований, источников данных и отправки. Для расчёта нужны обезличенные примеры документов и описание процесса.