Учет дебиторской задолженности и оплат клиентов в Битрикс24
Календарь дебиторской задолженности показывает, кто, сколько и когда должен заплатить вашей компании. Плановые и фактические поступления связываются со счетами, сделками и клиентами, а просроченные оплаты становятся видны финансовому директору, коммерческому руководителю и ответственному менеджеру.
Решение настраивается внутри облачного или коробочного Битрикс24 под договорные условия, регулярность платежей и правила работы отдела продаж.
ДОЛГИ БОЛЬШЕ НЕ ДОГОНЯЮТ
ОПЛАТЫ ПОД КОНТРОЛЕМ
Зачем контролировать дебиторскую задолженность в CRM
Без единой системы ожидаемые даты остаются в переписке, таблицах или памяти менеджеров. Финансовый директор не видит полный план поступлений, руководитель отдела продаж поздно узнает о просрочке, а сотрудники вручную сверяют счета и обращения клиентов.
Реестр задолженности в Битрикс24 собирает плановые даты, суммы, фактические оплаты и просрочки в одном месте. От общей цифры руководитель может перейти к конкретному клиенту, счету, сделке и ответственному сотруднику.
Как формируется ожидаемая дата оплаты
При выставлении проектного счета сотрудник может указать дату, к которой заказчик обещал оплатить его. Для регулярных и абонентских платежей дата может рассчитываться автоматически по установленному правилу.
Одна сделка может содержать несколько счетов: предоплату, промежуточные платежи и окончательный расчет. Каждый счет учитывается отдельно и сохраняет связь с компанией, сделкой и менеджером.
Что происходит при просрочке
Если деньги не поступили к ожидаемой дате, счет переходит в статус «Просрочен». Это событие может запускать один или несколько сценариев:
- уведомление ответственному менеджеру;
- задачу связаться с клиентом;
- отправку заранее подготовленного письма;
- эскалацию руководителю;
- изменение стадии сделки;
- отражение суммы в отчете о просроченной дебиторской задолженности.
Набор действий определяется регламентом компании. Необязательно включать все автоматизации одновременно.
Как учитывается фактическая оплата
При наличии настроенного обмена информация о поступлении денег может передаваться из банка или 1С в Битрикс24. После идентификации платежа счет получает статус «Оплачен». Для частичных оплат, нескольких счетов и нескольких учетных систем правила сопоставления проектируются отдельно.
Решение может работать и без интеграции: в этом случае ответственный сотрудник отмечает оплату вручную. Возможность автоматического обмена зависит от источников данных и действующей схемы учета.
Дашборд дебиторской задолженности
В отчете можно показать:
- общую сумму ожидаемых поступлений;
- текущую и просроченную задолженность покупателей;
- долги по клиентам, компаниям и договорам;
- показатели по менеджерам, отделам и воронкам;
- плановые и фактические даты оплаты;
- динамику поступлений за выбранный период.
Чем это решение отличается от платежного календаря
Календарь дебиторской задолженности контролирует входящие деньги — оплату счетов клиентами. Для согласования расходов и планирования оплаты поставщикам используется отдельный платежный календарь исходящих платежей в Битрикс24.
Что получает компания
- единый план ожидаемых поступлений;
- быструю реакцию отдела продаж на просрочки;
- ответственного и понятный статус по каждому счету;
- аналитику без ручной сборки нескольких таблиц;
- историю договоренностей и оплат, связанную со сделкой.
Кому подходит решение
Инструмент полезен производственным, торговым, сервисным и проектным компаниям с отсрочкой платежа, несколькими этапами оплаты и большим количеством активных счетов. Основные заказчики — собственник, генеральный, финансовый или коммерческий директор.
Как проходит внедрение
Аналитик разбирает порядок выставления счетов и контроля задолженности, источники фактических оплат, роли и исключения. После этого команда готовит техническое задание, настраивает статусы, автоматизации и отчеты, тестирует сценарии, обучает пользователей и сопровождает решение.
Стоимость и сроки зависят от количества воронок, способов оплаты, отчетов и интеграций. Оценка формируется после обследования.
Частые вопросы
Плановая дата всегда вводится вручную?
Нет. Для проектных счетов ее можно указывать по договоренности с заказчиком, а для регулярных платежей — рассчитывать автоматически.
Можно ли учитывать несколько оплат по одной сделке?
Да. Предоплата, промежуточный платеж и постоплата могут учитываться отдельными счетами с собственными датами и статусами.
Можно ли автоматически уведомлять менеджера?
Да. Просрочка может запускать уведомление, задачу, письмо клиенту или эскалацию руководителю.
Можно ли получить отчет по клиентам и менеджерам?
Да. Состав дашборда и фильтры определяются во время проектирования.