Платежный календарь исходящих платежей в Битрикс24
Платежный календарь в Битрикс24 помогает контролировать, кому, сколько и когда должна заплатить компания. Заявки и счета проходят установленное согласование, после одобрения попадают в план исходящих платежей, а казначей или бухгалтер видит даты, суммы, документы, ответственных и текущие статусы.
Хо-Бит24 проектирует такое решение индивидуально внутри облачной или коробочной версии Битрикс24 — с учетом финансового регламента, структуры подразделений и действующих ролей.
ПЛАТЕЖИ ПО ПЛАНУ
СЧЕТА НЕ ТЕРЯЮТСЯ
Какие проблемы решает платежный календарь
Когда счета на оплату поступают по электронной почте, в чатах и таблицах, руководителям трудно понять, какие расходы уже одобрены, что нужно оплатить сегодня и на каком этапе задержался документ. Бухгалтерия получает неполные сведения, инициаторы уточняют статус вручную, а закрывающие документы приходится собирать после оплаты.
Единый процесс в Битрикс24 связывает заявку на оплату, счет поставщика, контрагента, сделку или закупку. В карточке можно хранить назначение платежа, сумму, юридическое лицо, плановую дату, договор, счет, комментарии и историю решений.
Как работает согласование счетов на оплату
- Инициатор создает заявку на оплату и прикладывает счет или другие обязательные документы.
- Система связывает заявку со сделкой, компанией, договором, закупкой или другим процессом Битрикс24.
- Запускается маршрут согласования. Его логика может зависеть от суммы, подразделения, юридического лица или вида расхода.
- Согласующие одобряют платеж, отклоняют его либо возвращают инициатору на доработку с комментарием.
- Одобренный счет попадает в реестр платежей с запланированной датой оплаты.
- После фактической оплаты бухгалтер вручную отмечает соответствующий статус в Битрикс24.
- При необходимости инициатор получает задание приложить акт, УПД, накладную или другой закрывающий документ.
Что можно настроить
- карточку заявки и счета с необходимыми полями;
- разные маршруты согласования для отделов, юридических лиц и видов расходов;
- упрощенный маршрут для сумм ниже установленного порога;
- предоплату, постоплату и несколько платежей в рамках одной сделки;
- частичную оплату и перенос плановой даты;
- регулярное создание заявок на оплату по заданному правилу;
- календарное, списочное или канбан-представление;
- уведомления, задания и эскалации на выбранных этапах;
- контроль договора и комплекта закрывающих документов;
- отчеты по запланированным, согласованным, оплаченным и просроченным счетам.
Бюджетные лимиты, прогноз кассовых разрывов и обмен с 1С относятся к отдельному контуру проектирования. Их состав и возможность реализации определяются после обследования источников данных и правил учета.
Исходящие и входящие платежи — это разные процессы
Эта страница описывает планирование исходящих платежей: компания согласовывает счета поставщиков и передает их бухгалтерии на оплату. Для контроля денег, которые должны поступить от клиентов, используется отдельное решение — календарь дебиторской задолженности в Битрикс24.
Входящая оплата может автоматически менять статус счета после получения данных из банка или учетной системы. В исходящем процессе бухгалтер подтверждает оплату вручную, если отдельная интеграция не была спроектирована и реализована.
Что получает руководитель
- единый план платежей и перечень одобренных счетов;
- прозрачный статус каждой заявки на оплату;
- понятную ответственность на каждом этапе;
- историю согласований, комментариев и переносов;
- меньше ручных уточнений между инициаторами, руководителями и бухгалтерией;
- контроль получения закрывающих документов.
Кому подходит решение
Платежный календарь особенно полезен производственным, торговым, сервисным и проектным компаниям с несколькими подразделениями, большим количеством счетов и многоступенчатым согласованием расходов. Заказчиком проекта обычно выступает собственник, генеральный или финансовый директор; бухгалтерия участвует в процессе как исполнитель.
Как проходит внедрение
Сначала аналитик изучает действующий порядок работы, роли, этапы и исключения. Затем команда описывает решение в техническом задании, настраивает и тестирует процесс, обучает пользователей и при необходимости сопровождает портал после запуска. Можно доработать действующий Битрикс24, переделать неудачное внедрение или создать финансовый контур с нуля.
Стоимость и сроки зависят от количества маршрутов, ролей, юридических лиц, отчетов и интеграций. Они рассчитываются после обследования и фиксации границ проекта.
Частые вопросы
Можно ли настроить разные маршруты согласования?
Да. Например, небольшие платежи можно направлять в бухгалтерию без участия генерального директора, а крупные — по расширенной цепочке. Точные условия фиксируются в техническом задании.
Можно ли учитывать предоплату и постоплату?
Да. В одной сделке могут учитываться несколько счетов с разными суммами и плановыми датами.
Можно ли связать оплату с закрывающими документами?
Да. После подтверждения оплаты система может поставить инициатору задачу приложить акт, УПД, накладную или другой документ.
Работает ли решение в облаке и коробке?
Да. Конкретная архитектура зависит от версии Битрикс24, тарифа, действующих настроек и необходимых интеграций.