Коммерческое предложение должно объяснить клиенту состав покупки и условия. Если менеджер каждый раз копирует файл прошлого заказа, в документ могут попасть чужое имя, старая цена или неверный срок. Битрикс24 позволяет использовать данные CRM и шаблон, но порядок подготовки предложения нужно согласовать заранее.

Карточка предложения и документ — разные вещи

Предложение в CRM хранит сведения и этап работы. Документ — сформированный файл, который можно отправить клиенту. Один не следует подменять другим в отчётности.

Например, стадия «КП подготовлено» означает, что расчёт готов. «КП отправлено» должна означать, что клиенту передана конкретная версия. «КП принято» требует подтверждения решения, а не просто открытия письма.

Что подготовить в сделке

Для проектных услуг дополните предложение исходными предположениями: какие данные предоставляет клиент, что требует отдельной оценки и какие работы не включены. Не подставляйте непроверенные сроки из постоянного шаблона.

Как создать предложение на основании сделки

Откройте сделку и выберите создание предложения. Связанные товары, контакты и компании переносятся в него. Проверьте содержимое и сохраните карточку. Раздел со всеми предложениями находится в CRM → Продажи → Предложения; доступность зависит от тарифа. Работа с предложениями.

Если в вашем процессе используется только файл из сделки, зафиксируйте это в регламенте. Отдельную карточку имеет смысл добавлять, когда нужно управлять предложениями, их состоянием и повторными версиями.

Для формирования файла откройте карточку предложения, нажмите «Документ» и выберите подготовленный шаблон. Проверьте файл, затем скачайте или отправьте его клиенту выбранным способом. Загрузка шаблона и создание карточки сами по себе не отправляют предложение.

Подготовьте шаблон документа

Начните с короткой структуры: задача клиента, состав предложения, таблица позиций, условия и следующий шаг. Переменные данные должны поступать из согласованных полей, постоянный текст — быть актуальным для этой услуги.

Используйте стандартный шаблон как основу или загрузите собственный DOCX. Символьные коды берите из списка полей генератора. Не пытайтесь связать значение с CRM только произвольной надписью в скобках. Подготовка собственного шаблона.

Проверьте несколько вариантов заказа: одна позиция, много строк, длинное название, отсутствие дополнительного описания. Макет должен оставаться читаемым, даже если таблица переносится на следующую страницу.

Как добавить срок действия и условия

Для срока действия предусмотрите отдельный источник данных. Если используете стандартное поле предложения «Актуально до», проверьте его заполнение и код в шаблоне. Официальная справка показывает пример подстановки этого поля. Изменение стандартного шаблона.

Для сложного расчёта зафиксируйте основание цены: исходные данные, объём и состав. Формулировка «стоимость уточняется» не должна противоречить жёсткой итоговой сумме в соседнем разделе.

Если условия отличаются по направлениям бизнеса, лучше использовать несколько согласованных шаблонов, чем заставлять менеджера каждый раз удалять половину документа.

Автоматизация подготовки

Настройте генерацию на стадии, где расчёт уже проверен. Робот «Создать документ» использует выбранный шаблон. Перед последующей отправкой нужно дождаться PDF и передать результат именно этого действия. Оформление документов роботами.

Для первого запуска рекомендуемая модель — автоматическое создание и ручное утверждение. Когда типовые случаи проверены, можно автоматизировать отправку по согласованным условиям.

Не запускайте письмо одновременно с генерацией. Не считайте прочтение письма согласием с ценой. Для нестандартного расчёта оставьте возможность проверки и изменения условий.

Что делать после отправки

Сохраните отправленную версию и назначьте следующий контакт. Менеджер должен понимать, какое предложение видел клиент и какой вопрос предстоит обсудить.

При изменении состава работ сформируйте новую версию и обозначьте её отличие. Старый файл не должен продолжать использоваться как актуальный. Договор и счёт готовят по окончательно согласованным условиям — это следующий этап, который требует своих проверок.

Модель: предложение на настройку CRM

Клиенту требуется настроить обработку заявок. В КП отдельно перечисляют каналы, правила назначения, состав проверки и результат передачи работ. Перенос старой базы, разработку нестандартной интеграции и обучение дополнительных групп обозначают отдельными позициями или исключениями.

Так менеджер обсуждает конкретный состав, а клиент понимает, что сравнивает с другим подрядчиком. Автоподстановка реквизитов ускоряет подготовку, но содержательную часть предложения определяет обследование задачи.

Чек-лист готового КП

• Указан правильный адресат.
• Состав соответствует последнему обсуждению.
• Цены, количество и сумма согласованы.
• Срок действия понятен.
• Описаны условия и исключения.
• PDF читается на телефоне.
• В CRM сохранена отправленная версия.
• Запланирован следующий шаг.

Частые вопросы

Обязательно ли использовать приложение-конструктор КП?

Не всегда. Для типового документа могут подойти стандартные предложения и шаблоны. Сложные расчёты и нестандартный дизайн оценивают отдельно.

Можно ли формировать КП автоматически?

Да, для проверенных сценариев с заполненными данными. Нестандартные условия нужно подтверждать до отправки.

Как разделить эту статью и инструкцию по договорам?

КП помогает согласовать состав и цену. Договор и счёт оформляют согласованные обязательства и расчёты. У каждого этапа свои данные и контроль.